Het gebruik van Microsoft Teams

Microsoft Teams is een ideaal medium om te communiceren op afstand. Vooral in deze tijden van thuiswerken, is MS Teams een ideale oplossing voor bedrijven en onderwijsinstellingen om te blijven functioneren en communiceren. Het gebruik van MS Teams is hierin erg handig gebleken. MS Teams staat je toe om face to face gesprekken te voeren met video- en belfunctie. Daarnaast is het ook te gebruiken om videoconference-calls te plegen of een vergadering of meeting voort te zetten in grote groepen. Het kan ook simpel en snel gebruikt worden om het beantwoorden van een korte vraag via de chatfunctie bijvoorbeeld.

Voordelen MS Teams

MS Teams is opgebouwd uit diverse functionaliteiten en is in de basis snel in te zetten voor iedereen. Op het moment is Teams gratis te gebruiken voor bedrijven en onderwijsinstellingen, waarbij je zowel interne als externe deelnemers kunt uitnodigen voor diverse communicatie mogelijkheden.

Enkele voordelen van MS Teams:

• Afstand en tijd overbruggen/besparen;

• Makkelijk deelnemers uitnodigen voor een meeting;

• Groepen (teams) aanmaken;

• Elk device met camera en microfoon (ook IOS) is inzetbaar;

• Thuiswerken;

• Alle teamgesprekken, bestanden, vergaderingen en apps staan samen in één gedeelde werkruimte;

• Opname mogelijkheid van meeting;

• Organisator beëindigt sessie (vergadering), hierdoor is er geen ná-overleg door overblijvers;

• Bellen (telefoonfunctie);

• Chatfunctie;

• Overlegfunctie met camera’s;

• Screensharing

Functionaliteiten

Op dit moment kun je met 4 camera’s tegelijk in beeld komen. Uiteraard kun je, in de periode van werk op kantoor, met meerdere deelnemers één camera delen waardoor je toch met meerderen tegelijk kunt beeld “teamen”. Microsoft is momenteel bezig met een uitbreidingsfunctionaliteit te realiseren voor 9 camera’s. Het is wel mogelijk om meer dan 4 deelnemers toe te voegen, alleen hebben zij dan niet allemaal de mogelijkheid de camera aan te zetten. MS Teams heeft verder een grootschalig aanbod aan functionaliteiten los van de al eerder benoemde voordelen.

Diverse functionaliteiten:

• Online vergaderen/ Face to Face;

• Ondertiteling bij slechte audioverbinding;

• Koppelen aan agenda en Microsoft apps;

• Invoegtoepassing van onder andere whiteboard;

• Tegelijkertijd notuleren;

• Meerdere teams opzetten;

• Belfunctie met voicemail;

• Bestanden delen in chat;

• Beschikbaarheidsassistent aan/uit;

• In webbrowser of via app te gebruiken;

• Planningsoverzicht van medewerkers/collega's;

• Invites via outlook of via aangemaakte link;

• Achtergrond van camerabeeld blurren of foto invoegen;

• In plaats van PC-speaker, inzet van externe speaker en/of microfoon voor een betere audio;

• Deelnemers dempen (audio);

• Sessie opneemmogelijkheid, indien deelnemer niet mee kan doen en later wil terugkijken;

• Live gebeurtenis, zoals een webinar, voor grote groepen mogelijk;

JDS Hosting/Microsoft 365

Indien je gebruik maakt van JDS hosting of Microsoft 365, is Teams prima in te zetten. Het werkt echter niet op een thin cliënt of mini-PC, deze hebben namelijk geen cameraoptie of audioverbinding. Op een laptop of PC met webcam en audioverbinding is het wel mogelijk.

Conference room

In een vergaderruimte of groter lokaal met meerdere deelnemers kan de audioverbinding niet altijd voldoen aan de standaard en kan een groter scherm wenselijk zijn. Hiervoor zijn diverse professionele hulpmiddelen of vergaderapparatuur beschikbaar.

Tips en tricks vanuit JDS

• Indien je camera 90 graden gedraaid in beeld verschijnt, download dan de laatste versie van MS Edge;

• (Externe) deelnemers die geen teamlid zijn, kun je uitnodigen voor een overleg via je Teams-agenda. Dit kan ook door “link naar het team ophalen” en via het versturen van een mail uitnodiging;

• Voor discussiegroepen of platformen kun je kanalen aanmaken binnen een team en hier apart teamleden in plaatsen;

• Uitnodigen voor gesprek kan ook met een telefoonnummer;

• In je Chatoverzicht kun je groepen aanmaken binnen je contacten;

• Openstaande beelden op je PC kun direct delen door in een meeting op het pijltje onderaan in het scherm te klikken;

• Tijdens een chat/overleg kun je altijd je camera of microfoon uitschakelen;

• Je kunt je scherm delen met de deelnemers van een online meeting. Als je deze op full-screen zet, is het gemakkelijker voor de deelnemers om bijvoorbeeld de PowerPoint te kunnen volgen;

• Het is raadzaam dat de spreker(s) de camera aan zet en alleen diegene die aan het woord is ook de microfoon aan heeft staat, zodat het geluid van de anderen, of achtergrond geluiden, geminimaliseerd worden en de spreker duidelijk verstaanbaar is;

• Als er vragen gesteld kunnen worden, doe dit dat via het chatvenster wat je als een soort van “tweede scherm” kunt openen naast de video conference zodat je niet door de spreker heen hoeft te praten, en dat het voor iedereen makkelijk te volgen is. De spreker kan deze vragen dan hardop benoemen en beantwoorden zodat het gelijk voor iedereen duidelijk is. (Dit is voornamelijk een tip bij het geven van een PowerPoint presentatie e.d. via MS Teams, waarbij velen deelnemers aanwezig zijn).

Bij vragen, twijfel niet, neem gerust contact met ons op.

GA TERUG