Stijgende trend in het gebruik van Microsoft Teams

Nu velen vanuit thuis werken is een goede communicatie en bereikbaarheid erg belangrijk. Niet alleen voor onderlinge communicatie met collega’s, maar zeker ook de mogelijkheid die Microsoft Teams biedt om zakelijke gesprekken te voeren op afstand. MS Teams is een ideale oplossing gebleken voor bedrijven en organisaties om te blijven functioneren en communiceren. MS Teams staat je toe om face to face gesprekken te voeren met video- en belfunctie. Daarnaast is het ook te gebruiken om videoconference-calls te plegen of een vergadering of meeting voort te zetten in grote groepen. Het kan ook simpel en snel gebruikt worden om het beantwoorden van een korte vraag via de chatfunctie.

In een vergaderruimte of groter lokaal met meerdere deelnemers kan de audioverbinding niet altijd voldoen aan de standaard en kan een groter scherm wenselijk zijn. Hiervoor zijn diverse professionele hulpmiddelen of vergaderapparatuur beschikbaar. Wij kunnen hierbij helpen met een advies op maat.

Ondertussen zijn er bij Microsoft Teams een aantal extra mogelijkheden toegevoegd om de communicatie op afstand nog beter te laten verlopen. De mogelijkheid om met meerdere mensen op beeld te verschijnen is aangepast van 4 personen naar 9 personen tegelijkertijd. Hierdoor is vergaderen op afstand een stuk makkelijker geworden. Voor alle voordelen en functionaliteiten van Microsoft Teams lees je ons blogitem “het gebruik van Microsoft Teams”.

LinkedIn biedt nu ook de mogelijkheid tot het aanmaken van een videomeeting. Vanuit je privéberichten kun je iemand binnen je netwerk selecteren. Wanneer je dit gedaan hebt kun je op het camera icoontje klikken waarna je 3 mogelijkheden te zien krijgt. Één van deze mogelijkheden is een videocall via Microsoft Teams. Let op: deze mogelijkheid is nog niet voor iedereen beschikbaar, omdat het momenteel nog wordt uitgerold. Het zal wel op korte termijn beschikbaar komen voor een ieder.

Onze tips over het gebruik van Microsoft Teams

• Indien je camera 90 graden gedraaid in beeld verschijnt, download dan de laatste versie van MS Edge;

• (Externe) deelnemers die geen teamlid zijn, kun je uitnodigen voor een overleg via je Teams-agenda. Dit kan ook door “link naar het team ophalen” en via het versturen van een mail uitnodiging;

• Voor discussiegroepen of platformen kun je kanalen aanmaken binnen een team en hier apart teamleden in plaatsen;

• Uitnodigen voor een gesprek kan ook met een telefoonnummer;

• In je Chatoverzicht kun je groepen aanmaken binnen je contacten;

• Openstaande beelden op je PC kun je direct delen door in een meeting op het pijltje onderaan in het scherm te klikken;

• Tijdens een chat/overleg kun je altijd je camera of microfoon uitschakelen;

• Je kunt je scherm delen met de deelnemers van een online meeting. Als je deze op full-screen zet, is het gemakkelijker voor de deelnemers om bijvoorbeeld de PowerPoint te kunnen volgen;

• Het is raadzaam dat de spreker(s) de camera(‘s) aan zet(ten) en alleen diegene die aan het woord is ook de microfoon aan heeft staat, zodat het geluid van de anderen, of achtergrond geluiden, geminimaliseerd worden en de spreker duidelijk verstaanbaar is;

• Als er vragen gesteld kunnen worden, doe dit dan via het chatvenster wat je als een soort van “tweede scherm” kunt openen naast de video conference, zodat je niet door de spreker heen hoeft te praten en dat het voor iedereen makkelijk te volgen is. De spreker kan deze vragen dan hardop benoemen en beantwoorden zodat het gelijk voor iedereen duidelijk is.

JDS Hosting/Microsoft 365

Indien je gebruik maakt van JDS hosting of Microsoft 365, is Teams prima in te zetten. Het werkt echter niet op een thin cliënt of mini-PC, deze hebben namelijk geen cameraoptie of audioverbinding. Op een laptop of PC met webcam en audioverbinding is het wel mogelijk.

Voor advies over het gebruik van Microsoft Teams of het inrichten van jouw werkplek kun je contact met ons opnemen. Wij helpen je graag verder.

GA TERUG